Description du poste
Le poste :
Placé(e) directement sous la responsabilité de l'équipe de Direction, la personne recrutée occupe un rôle de facilitatrice et de
relais opérationnel dans l'organisation quotidienne du centre. Elle accompagne la Direction, coordonne les informations utiles au fonctionnement de la structure et contribue à la qualité de l'accueil et des relations avec nos interlocuteurs internes et externes.
Vos missions :
o Assister la Direction dans son organisation quotidienne : priorités, agendas, réunions, déplacements, courriers,
dossiers et suivi des principales échéances.
o Préparer et suivre les réunions et instances du centre : réunions d'équipe, CA, AG, Conseil de perfectionnement. ;
rédiger les comptes rendus et suivre les décisions et plans d'actions.
o Assurer l'accueil physique et téléphonique du centre, renseigner et orienter les apprenants, entreprises, partenaires,
fournisseurs et visiteurs.
o Organiser la circulation des informations internes et externes, y compris confidentielles, et assurer le suivi
administratif des dossiers transversaux : contrats, prestataires, maintenance, assurances, achats, approvisionnements,
abonnements et échéances.
o Assurer le suivi administratif courant du personnel : dossiers salariés, absences, congés, visites médicales,
échéances RH et transmission des informations aux prestataires concernés.
o Assurer l'interface avec le prestataire comptable externalisé : transmission des pièces et informations, suivi des
demandes et échéances et coordination avec la Direction.
o Participer au suivi des dossiers de financement et de subvention : centralisation des pièces, suivi des échéances et
coordination avec les différents interlocuteurs.
o Participer à la promotion de nos formations et à la représentation extérieure du centre : salons, forums, JPO, événements emploi formation, rencontres avec les candidats, entreprises et partenaires et valorisation de l'offre de formation.
o Organiser et coordonner les événements internes et externes : séminaires, journées d'équipe, JPO, salons, forums,
visites et événements partenaires, de leur préparation administrative et logistique jusqu'à leur réalisation.
o Contribuer au suivi de la démarche qualité et Qualiopi : échéances, gestion documentaire, éléments de preuve et
préparation des audits et contrôles.
o Assurer la coordination du RGPD : suivi des procédures et documents, sensibilisation des collaborateurs, suivi des
demandes ou incidents et lien avec les interlocuteurs compétents.
o Assurer le classement, l'archivage et la gestion documentaire, ainsi que l'actualisation et la diffusion des procédures
internes.
o Être un relais opérationnel de la Direction : suivre les dossiers et actions confiés, effectuer les relances nécessaires,
rendre compte de leur avancement et alerter en cas de difficulté ou d'échéance.